CTY TNHH AN BÌNH ANB

Hướng dẫn cài đặt Scan To Folder máy photocopy Ricoh

Posted by An Binh ANB Aug 14, 2023 Home , Kỹ Thuật 0 Comments

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT SCAN TO FOLDER

RICOH MP-4002/5002

I. Giới thiệu

Máy Photocopy Ricoh MP-4002/5002 cho phép người dùng SCAN tài liệu và lưu trực tiếp file đã scan vào một thư mục (Folder) bằng 03 hình thức.

1. Thư mục đã được share trước bằng một Account (username và password) trên một máy tính sử dụng windows qua giao thức Samba SMBv1.

2. Thư mục đã được share trước bằng một Account (username và password) trên một máy chủ FTP Server.

3. Scan trực tiếp bằng driver Scan mạng TWAIN tại ngay máy tính cá nhân của người dùng bằng phần mềm có hỗ trợ Scan file như Foxit hoặc phần mềm chuyên dụng cho việc Scan tài liệu như NAPS2.

II. Yêu cầu máy tính chứa Folder chia sẽ.

Để có thể cài đặt scan vào một folder có sẵn trên máy tính đích (Destination Folder) phải đáp ứng một số yêu cầu sau:

1. Đối với Scan to Folder trên máy Windows chia sẽ qua Samba.

ip_may_tinhfoler_share

- Máy tính cài đặt sẵn hệ điều hành Windows 7 trở lên

- Đã được cài dịch vụ chia sẽ file qua mạng Samba phiên bản 1.0.

- Một thư mục đã được share và cấp quyền truy cập với một account toàn quyền đọc và ghi (VD Thư mục tên SCAN và account toàn quyền SCAN_USER. Nếu công ty có nhiều phòng ban có thể chia thành nhiều thư mục ứng với tên phòng ban khác nhau (VD: PUBLIC, HR, SALES …).

- Đối với máy cài Windows 10 phải cài đặt thêm dịch vụ Samba verion 1 (SMB v1) vì mặc định Windows 10 chỉ cài sẵn SMB 2.0 trở lên. Máy photo Ricoh không thể kết nối vào thư mục share Samba SMB với phiển bản 2 trở lên.

2. Đối với Scan To Folder trên máy chủ FTP.

ftp://ip_may_tinh//foler_share

- Máy chủ dịch vụ FTP cài hệ điều hành Windows hoặc Linux.

- Đã được cài đặt và chạy dịch vụ FTP Server trên máy chủ (VD: Filezila Server trên máy Windows 7,10, các dịch vụ FTP trên Server Linux hoặc Windows Server).

- Một Account toàn quyền Đọc và Ghi, Xóa tương ứng với thư mục FTP đã chia sẽ trước đó.

3. Đối với scan qua mạng bằng driver TWAIN.

- Máy tính cá nhân phải cài đặt driver Netword Scan TWAIN của máy Ricoh.

III. So sánh các giải pháp Scan.

Công ty chúng tôi đưa ra một số so sánh để IT khách hàng có thể lựa chọn hình thức cài đặt thư mục chia sẽ trên máy đích phù hợp nhất với mô hình của công ty bạn đang có.

Dựa vào những yêu cầu khác của các hình thức SCAN có thể thấy được những điểm riêng sau:

1. Chia sẽ thư mục qua Samba (mặc định của Windows có sẵn).

a. Ưu điểm:

- Mỗi người dùng có thể tự Scan và lưu thẳng vào một thư mục trên máy của họ đã được chia sẽ với account của chính họ.

- IT có thể dễ dàng chia sẽ một thư mục trên máy bất kỳ làm thư mục chung cho Phòng Ban với một account được IT cấp.

- Không cần cài đặt và cấu hình giao thức chia sẽ file vì Windows mặc định đã có sẵn Samba SMB.

b. Nhược điểm:

- IT khó quản lý thư mục chia sẽ của mỗi cá nhân người dùng Scan vào máy tính của họ.

- Phải cài đặt thêm SMBv1 trên các máy Windows 10 vì mặc định Windows 10 chỉ cài sẵn SMBv2.

- Tốc độ truyền file cũng như bảo toàn file không bị lỗi không cao như truyền qua FTP Server.

2. Chia sẽ thư mục qua giao thức FTP.

a. Ưu điểm:

- IT có thể dễ dàng cài đặt chia sẽ thư mục các trên máy bất kỳ hoặc sử dụng cấu hình FTP đã có sẵn trên hệ thống máy chủ của công ty.

- IT dễ dàng quản lý các thư mục chia sẽ qua FTP nếu Folder được chia sẽ nằm trên hệ thống máy chủ FTP của công ty.

- Tốc độ truyền file cao hơn giao thức Samba của windows cũng như file được bảo toàn tốt ít bị lỗi hơn trong quá trình chuyển đi.

b. Nhược điểm:

- Phải cài đặt thêm FTP Server (VD: Filezila Server) trên máy tính cá nhân nếu muốn lưu file trên máy bất kỳ mà không phải hệ thống máy chủ FTP sẵn có của công ty.

3. Scan trực tiếp từ máy tính cá nhân bằng Driver TWAIN hoặc VIA

a. Ưu điểm:

- Không cần cài đặt thư mục chia sẽ nào vì mỗi người dùng tự thực hiện việc Scan từ chính máy tính của họ và lưu vào thư mục mong muốn bất kỳ.

- Tự chủ việc thao tác chọn định dạng cũng như việc scan ngay chính máy tính mà không cần cài đặt trên máy photo.

- Có thể cấu hình tất cả thiết lập cho việc Scan tài liệu của người dùng ngay trên giao diện máy tính của họ, VD: Scan trắng đen hoặc màu, scan 1 mặt hoặc 2 mặt...

b. Nhược điểm:

- IT phải cài đặt và cấu hình driver scan qua mạng TWAIN hoặc VIA trên mỗi máy cần kết nối với máy photo (cài sau khi đã Add Printer driver máy photo).

- Có khả năng xảy ra lỗi trong qua trình Scan từ máy tính cá nhân.

IV. Cài đặt kết nối

1. Cài đặt bằng phương thức lưu vào thư mục chia sẽ.

Việc cài đặt để kết nối (phương thức 1 và 2) công việc Scan và lưu từ máy photo đến thư mục được chia sẽ của quý khách hàng sẽ được bên công ty chúng tôi thực hiện hoàn toàn ngoại trừ thông tin username và password thư mục sẽ do IT quý khách hàng tự nhập vào. Chúng tôi cam kết không thể đọc được password account chia sẽ của khách hàng vì đã nó được mã hóa trên máy photo sau khi bấm lưu cấu hình.

2. Cài đặt Scan qua mạng bằng TWAIN.

Không cần cài đặt trên máy photo nhưng IT khách hàng phải thực hiện mội số bước cài đặt driver và cấu hình việc Scan qua mạng bằng TWAIN như sau:

a. Download Driver TWAIN hoặc VIA

Link: http://support.ricoh.com/bb/html/dr_ut_e/apc/model/mp42/mp42.htm?lang=en